Exact een jaar geleden maakte de Schaakbond bekend dat de webomgeving zou worden aangepast, en dat Rolf Slotboom, die hiervoor met de Koninklijke Nederlandse Biljart Bond (KNBB) een zelfde traject had doorlopen, was aangetrokken om als projectleider dit proces in goede banen te leiden.
Een jaar later zijn de vernieuwde websites www.schaken.nl en www.schaakbond.nl live. Genoeg reden om Rolf eens te vragen: wat is er nu precies veranderd, en waarom? En: is alles nu definitief, of zijn er nog vervolgstappen?
Goede contacten
Rolf, in maart 2019 kondigden wij trots aan dat jij betrokken zou zijn bij het project aanpassing webomgeving. Hoe is de Schaakbond eigenlijk bij jou terecht gekomen?
Rolf Slotboom: “Dat is te danken aan de goede contacten die bonden met elkaar onderhouden, in dit geval de Schaakbond met de KNBB. De respectievelijke directeuren Dharma Tjiam en Willem La Riviere wisten van elkaar dat ze hun webomgeving destijds hadden bij dezelfde webbouwer, Onsweb. Met de KNBB hadden wij via Onsweb vanuit twee bestaande (inhoudelijk best goede, maar verouderde) websites vijf compleet nieuwe sites laten bouwen, één voor de KNBB zelf en vier voor de secties. Een proces met flink wat haken en ogen en vooraf flink wat scepsis, maar eentje die uiteindelijk heeft bijgedragen aan het gewenste doel: een frisser imago, en sites niet alleen gericht op leden maar ook op de niet-gebonden biljartliefhebbers – en die daarmee ons imago een positieve boost zou kunnen geven. Feitelijk waren deze doelen en wensen één op één te overleggen richting de Schaakbond. Dus toen Dharma tegen mijn directeur Willem vertelde over de plannen voor aanpassing van de webomgeving, heeft Willem mij naar voren geschoven.”
Imago verbeterd
Toen je vier jaar geleden bij de KNBB begon als Hoofd Communicatie, formuleerde je jouw doelen vanuit bestaande situatie naar de gewenste situatie. Hoe is dit verlopen? En welke doelen zag je bij ons?
Rolf Slotboom: “Bij biljarten is het eigenlijk boven verwachting gegaan. Ons imago is ongekend verbeterd! We zijn inmiddels volop (en heel positief) in de media, en één van de hoofddoelen is echt bereikt: het driebanden is weer terug op televisie. Dit positievere beeld is deels door ons harde werk en strategisch slimme keuzes, al is er ook zeker sprake van geluk en toeval. Maar inderdaad wel allemaal in lijn met de doelen zoals ik die bij mijn aanstelling formuleerde.
Het eerste wat mij opviel toen ik bij de Schaakbond begon, is dat relatief veel zaken eigenlijk al best goed op orde waren. Het aantal leden, het aantal jonge leden, en ook de aandacht in mainstream media: veel andere sportbonden zouden graag ruilen.
Wel was in communicatief opzicht enige ruimte voor verbetering: de bestaande websites sloten nog niet volledig aan bij de gewenste doelen. Al vond ik ook destijds de sites inhoudelijk helemaal niet zo slecht; er was vooral sprake van een ouderwets ogende site met informatie niet altijd op de juiste plek, of op de juiste manier. Samen met Jelle, één van de beste jonge webbouwers die ik ken, zijn we gaan kijken hoe schaken.nl en schaakbond.nl beter konden worden gepositioneerd. Bijvoorbeeld: hoe er een logischer onderscheid kon komen tussen informatie voor een doorgewinterde schaker en een potentieel geïnteresseerde, en hoe er een verbeterslag kon komen op zichtbaarheid en vindbaarheid. Einddoel: twee mooiere websites, inhoudelijk goed en logisch, en informatie beter vindbaar. Daarvan is wat je nu kunt zien het voorlopige resultaat.”
Praten met relevante partijen
Welke stappen hebben jullie ondernomen – en welke moeilijkheden kwamen jullie onderweg tegen?
Twee heel belangrijke zaken bij sportbonden zijn verwachtingsmanagement en zorgen voor voldoende draagvlak. Een vaak terugkerend probleem bij Bonden is: het ene deel van de achterban roept dat het nu echt tijd is voor verandering of vernieuwing, terwijl een ander deel zaken juist graag bij het oude wil halen. Dit houdt in dat als je te snel een bepaalde richting op gaat of niet goed genoeg uitlegt wat je gaat doen (en vooral ook wat je niet gaat doen), dat je bij een grote groep weerstand creëert die gevoed is vanuit angst. Weerstand dus niet zozeer omdat ze a priori tegen veranderingen zouden zijn, maar wel omdat ze instinctief voelen dat er niet genoeg waardering is voor het bestaande. Want niet alle verandering is verbetering!
Zo zijn we begonnen: praten met relevante partijen en invloedrijke personen: hoe zouden jullie de websites graag zien, wat kan er nog beter, wat missen jullie? We hebben deze feedback van personen binnen het schaken gecombineerd met twee eigen analyses. In de eerste plaats onze analyse van de bezoekcijfers van de websites, met als uitgangspunt: als bepaalde pagina’s niet goed worden bekeken en ook de inhoudelijke meerwaarde niet evident is, dan moeten die ofwel anders worden ingericht, of ze gaan gewoon weg. En in de tweede plaats hebben we hierbij betrokken algemene gegevens over het huidige surfgedrag van mensen. De bestaande sites waren nog voor een belangrijk deel gebaseerd op hoe mensen websites bezochten zo’n vijf jaar geleden, en dat is inmiddels een stuk anders.
Dilemma
Dit alles bracht ons al snel bij een dilemma. Al onze sites en ook subsites draaiden nog op Drupal, terwijl WordPress gangbaarder is en een aantal intrinsieke voordelen heeft t.o.v. Drupal. We hebben dus eerst met elkaar de inhoudelijke discussie gevoerd: gaan we voor een goede opfrisbeurt waar alles in de backend bij het oude blijft, of gaan we de huidige sites i.s.m. de huidige webbouwer overzetten naar WordPress, of gaan we voor de misschien wel meest aanlokkelijke optie: een offertetraject opzetten voor een compleet nieuwe website? Na lang overleg met elkaar en grondige afweging van voor- en nadelen van iedere optie, is gekozen voor de eerste optie: een goede opfrisbeurt binnen Drupal met mooier design, betere menustructuur en betere positionering van de sites – waarbij alleen echt noodzakelijke veranderingen worden doorgevoerd, en waarbij wat nu goed is blijft bestaan. En waarbij vervolgens in een parallel traject voorbereidingen worden getroffen voor een compleet nieuwe website op basis van de meest moderne opbouw en techniek.
Het meenemen van belangengroepen en alles intern goed afstemmen heeft gezorgd voor een vrij goed draagvlak en voorkomen van te hoge verwachtingen – en dat is heel positief. Tegelijkertijd heeft het ook voor wat vertraging gezorgd in het proces, waardoor de oplevering iets later is dan gehoopt.
Wat is er veranderd?
Wat is er nu precies veranderd op Schaken.nl, op Schaakbond.nl, en in hun relatie tot elkaar?
Een aantal jaren terug is een strategisch slimme keuze gemaakt vanuit de Schaakbond om te kiezen voor twee websites, om vanuit die twee platformen andere doelgroepen te bedienen. Maar hoewel goed bedacht, de praktijk was dat er inhoudelijk en qua look & feel tussen de beide sites maar weinig onderscheid was. Ons uitgangspunt was dan ook: áls we beide sites behouden, dan moeten we wel weten waarom. Of, beter geformuleerd: dan moeten we zorgen dat beide sites een andere doelgroep aanspreken.
In dit geval betekent het dat Schaakbond.nl grotendeels is gebleven zoals het was: degelijke en solide informatievoorziening voor de ervaren (club)schaker. Wel in een mooi nieuw jasje, en met meer ruimte voor nieuws, maar verder inhoudelijk niet heel veel veranderd. Destijds is gekozen voor een slimme opzet om maximaal alle doelgroepen te kunnen voorzien, met indeling in vier groepen: voor spelers, voor clubs, voor scholen, voor organisatoren. Maar in de concrete uitwerking en in de menustructuur werd hier niet consistent aan vastgehouden – en dit gaat vanaf nu wel gebeuren.
Berichtgeving anders
De meeste veranderingen zijn in Schaken.nl. Buiten dat het design compleet is veranderd, is ook de berichtgeving anders: meer informatie en nieuwsartikelen die zijn gericht op de ongebonden/potentiële schaakliefhebber. Soms iets meer wervende stukken, soms ook iets lichtere stukken, waarbij naast informeren ook enthousiasmeren het doel is. Nieuwsberichten worden vanaf nu dan ook geplaatst op Schaken.nl óf Schaakbond.nl, alleen in hoge uitzondering op allebei. Dit zodat serieuze schakers en degenen die dit op termijn misschien zouden kunnen worden allebei een eigen podium hebben waar zij de gewenste informatie kunnen vinden. Niet meer one size fits all dus, maar optimalere inzet van beide kanalen.
Al met al, op beide sites: een iets frissere look. Positievere uitstraling. Menu iets logischer en consistenter. En alles doelgroep gedreven. Dat is het wel zo’n beetje.
Aanpassing menustructuur
Je noemt “fase 1”, en eerder had je het al over “voorlopig resultaat”. Betekent dit dat er nog vervolgfasen zijn?
Yep, die zijn er. Op verzoek van de webbouwer, ook om misverstanden over kosten te voorkomen, hebben we fase 1, het redesign, gescheiden van fase 2, aanpassing van de menustructuur. Voor beide sites is het design inmiddels compleet vernieuwd, maar de menustructuur is nog grotendeels zoals het was. Voor alle belangrijke onderdelen van de sites hebben we met de medewerkers van de Schaakbond inmiddels een nieuwe menustructuur opgesteld, om zo beter te passen binnen de doelen van de site. In sommige gevallen betekent dit dat informatie zal worden verplaatst van de ene naar de andere site, bijvoorbeeld uitslagen of analyses naar Schaakbond.nl of lichtere artikelen naar Schaken.nl. Het daadwerkelijk aanpassen van deze menustructuur gebeurt de komende weken, zodat naar verwachting eind april de site echt ‘af’ is.
Met het aanpassen van de menustructuur zit overigens mijn eigen werk er nog niet helemaal op. In april stel ik nog een communicatie- en contentplan op voor de medewerkers van de Schaakbond, zodat ook – nadat Jelle en ik weg zijn – optimaal gebruik wordt gemaakt van de nieuwe positionering. In dit plan zaken als: welke termen gebruik ik het beste waar voor de beste zoekresultaten in Google, hoe zorgen we dat toon en inhoud op beide websites verschillend blijft, hoe schrijven we iets meer wervende teksten, en hoe zorgen we dat als meerdere personen artikelen schrijven er tóch sprake is van uniformiteit.
Aanbevelingen voor de toekomst
Ik zal dit plan dan afsluiten met enkele aanbevelingen voor de toekomst. Eentje kan ik er alvast noemen: kijken of er budgettair ruimte te scheppen is voor een parttime communicatiemedewerker die dit communicatieproces coördineert, en die website, perscontacten en social media onder één paraplu heeft. Iemand eigenlijk net zoals ik bij de KNBB maar dan met nog grotere affiniteit voor, en meer kennis van, schaken. Iemand naar wie alle tips voor artikelen en social media berichten worden geappt, die ook in de weekends actief is, die contacten met pers warm houdt, en die zorgt voor een optimalere afstemming tussen website en social. Want wat ik heb gedaan (de webomgeving aanpassen) is slechts een tussenstap.
Een volgende stap is website & social beter op elkaar afstemmen, en bereik op social vergroten. Door simpelweg één iemand te hebben die altijd bovenop het nieuws zit kan (met vrij eenvoudige middelen, kleine aanpassingen en een relatief beperkte aanpassing van het budget) worden gezorgd dat communicatie minder ad-hoc verloopt en ook niet meer afhankelijk is of al dan niet een stagiair beschikbaar is om de social media bij te houden. Dit zorgt dat de informatievoorziening via alle platformen ineens een stuk coherenter wordt, de Bond een stuk gestructureerder lijkt, en daarmee wordt de kans op positieve berichtgeving in de media significant vergroot.
Vragen over de vernieuwde sites? Kun je iets niet vinden, of wil je simpelweg delen wat je goed of juist niet goed vindt aan de vernieuwingen? Mail naar bondsbureau@schaakbond.nl
